Успешно
выполненных
проектов

Контроль доступа и учет посетителей на мероприятиях

Все хотят знать, кто к ним пришел. Но еще интереснее знать, что они делают дальше
Кому предназначена услуга

Организаторы практически любого мероприятия, будь то бесплатная выставка или крупный международный форум, заинтересованы в обеспечении контролируемого прохода участников и посетителей на свое мероприятие. Для одних мероприятий более важно просто не допустить разного рода нежелательную публику, для других это больше вопрос безопасности, для третьих – в первую очередь престижа и солидности проводимого мероприятия. Так или иначе, но все хотят знать, кто планирует посетить, кто сейчас на площадке или уже посетил и покинул их мероприятие.

Для крупных мероприятий часто требуется дополнительное разграничение доступа по времени посещения площадки мероприятия или отдельных залов/зон. Например, сотрудники компаний, имеющие свои стенды на выставке, могут проходить на площадку мероприятия с 8:00 до 20:00, а посетители – только с 10:00 до 19:00. При этом ни экспоненты, ни посетители не имеют права доступа в штаб организаторов или другие служебные помещения и зоны, доступные лишь для сотрудников организатора мероприятия и его компаний-подрядчиков.

Отдельным случаем является участие в мероприятии первых лиц государств – уровень требуемой безопасности и, как следствие, контроля доступа сразу же существенно увеличивается. От того, насколько грамотно и эффективно будет организован визит первых лиц, напрямую зависят впечатления участников – безусловно, подобный визит наверняка подчеркнет высокий статус мероприятия, однако он также несет в себе и определенные неудобства. Задолго до начала мероприятия необходимо согласовать с ФСО и другими государственными службами всю систему безопасности и контроля доступа, обеспечить сбор паспортных данных всех участников и их передачу в центр аккредитации ФСО на согласование, а также подготовить и обеспечить оперативное взаимодействие на время проведения мероприятия.

Сегодня многие мероприятия проводятся на платной основе. Более того, в рамках даже одного мероприятия могут быть организованы отдельные различные программы (форумы, семинары, мастер-классы и т.д.), часть из которых предназначена и доступна для одних участников и посетителей, а часть - лишь для других. Не менее важным вопросом является предотвращение повторного использования одного и того же билета несколькими посетителями. Кроме того, в современном мире подделать можно многое, и обычные билеты – не исключение. Чем больше участников на мероприятии, тем менее эффективно «ручное» управление контролем доступа и учетом посетителей. Однако большинство организаторов понимают, что необходимо организовать не только современные и эффективные, но и понятные и комфортные для участников процессы контроля доступа.

Даже если вход на мероприятие бесплатный, одной из целей практически любого организатора является сбор данных о посетителях и участниках, и им совсем не нужны неучтенные посетители. В последнее время многие организаторы уделяют особое внимание учету перемещения посетителей на площадке мероприятия, тем самым определяя пиковые дни и часы мероприятия, наиболее интересные зоны и отдельные программы. Консолидированная информация из множества источников, сердцем которых служит электронная система регистрации, позволяет намного лучше и глубже понять посетителей своих мероприятий, а также организовать дальнейшее эффективное взаимодействие с ними.

Для обеспечения современного уровня контроля доступа и учета посетителей требуется специализированное оборудование и программное обеспечение. Компания A5000 Event Solutions предлагает организацию контроля доступа и учета посетителей «под ключ» с гарантией современного уровня предоставляемой услуги, включая комфортное прохождение всех необходимых процедур для участников и посетителей мероприятия.


Решения для организаторов

Использование электронной системы регистрации A5000 в совокупности с профессиональным оборудованием и опытом менеджеров по проектам компании, позволяет организаторам мероприятий решать следующие задачи:

  • Организация контролируемого доступа посетителей и участников на мероприятие

  • Ограничение/разграничение доступа участников по времени и/или залам/зонам, согласно отдельным категориям и соответствующим им уровням доступа

  • Обеспечение требуемого уровня безопасности проведения мероприятия, в том числе взаимодействие с ФСО при участии первых лиц государств

  • Учет посетителей мероприятия, в том числе отдельно по залам/зонам

  • Фиксация времени входа/выхода и продолжительности пребывания участников на мероприятии, в том числе в отдельных залах/зонах, для дальнейшего маркетингового анализа эффективности мероприятия

Получить консультацию



Компоненты и этапы работ
Определение оптимального типа контроля доступа на мероприятие и в отдельные зоны:
  • ручные терминалы для работы с QR и штрих-кодами на беджах;

  • напольные терминалы с монитором;

  • турникеты;

Подбор оптимального варианта размещения точек контроля доступа и сбора данных по перемещению участников исходя из особенностей площадки мероприятия, задач и пожеланий организатора
При необходимости, взаимодействие со штабом ФСО по подготовке аккредитации участников и дальнейшего доступа на мероприятие
Согласование с организатором категорий участников мероприятия и их уровней доступа по времени и/или в отдельные залы/зоны
Согласование использования на беджах визуальной и кодированной информации об участниках и категориях их доступа
Получение базы участников с разбивкой по категориям и другой необходимой информацией
Доставка, монтаж и настройка необходимого оборудования и системы электронной регистрации на площадке мероприятия, проверка работы
При необходимости, взаимодействие со штабом ФСО по проведению аккредитации и доступу участников на мероприятие и в отдельные залы/зоны
Обеспечение технической поддержки инженерами и техниками компании необходимых процессов на месте, а также общий контроль качества оказания услуг менеджером проекта (супервайзером на маленьких проектах) на протяжении всего мероприятия
Демонтаж оборудования по окончании мероприятия
Предоставление общего отчета и баз данных по участникам со всех точек контроля доступа и терминалов сбора данных

Обратите внимание

Использование единой системы для электронной регистрации/аккредитации и контроля доступа и учета посетителей обеспечат организатору максимум удобства и эффективности использования системы, а также качество полученных данных для последующего анализа;

Тщательно продуманная система контроля доступа и прописанные уровни доступа для отдельных категорий участников на этапе подготовки мероприятия позволят избежать конфликтных ситуаций и обеспечить участникам комфортное прохождение необходимых процедур;

Размещение на беджах персонифицированных QR-кодов обеспечивает возможность контроля доступа с помощью специализированного оборудования – ручных сканеров, турникетов и тумб;

Использование в беджах любых RFID-меток с соответствующим дополнительным оборудованием повышает уровень мероприятия в глазах участников, при этом стоимость таких беджей не сильно отличается от обычных пластиковых или бумажных;

Использование в беджах RFID-меток дальнего действия, в совокупности с RFID-воротами, обеспечит бесконтактный контроль доступа и учет посетителей по отдельным залам/зонам.


В результате
  • Будет профессионально организован и обеспечен (в том числе с привлечением обученного временного персонала, предоставляемого компанией) контролируемый доступ участников на мероприятие и в его отдельные залы/зоны в зависимости от категории участника и соответствующего ей уровня доступа

  • Операторы точек контроля доступа получат возможности:

    • визуально и/или с использованием специализированного оборудования идентифицировать участников и их категории с автоматическим определением уровней доступа;

    • предотвратить или, как минимум, уменьшить угрозу попыток многократного использования беджей и билетов, в том числе электронных, неучтенными участниками и посетителями мероприятия (анти-фастбек);

    • предотвратить или, как минимум, уменьшить угрозу использования поддельных билетов.

  • Будут развернуты и настроены точки сбора данных по перемещениям участников мероприятия

  • Будет обеспечен требуемый уровень безопасности проведения мероприятия, в том числе взаимодействие с ФСО при участии первых лиц государств

  • По окончании мероприятия организатору будет подготовлен отчет по количественному учету участников мероприятия, в том числе с разбивкой по дням и отдельным залам/зонам

  • Организатору будут переданы необработанные базы данных с точек контроля доступа и терминалов сбора данных для дальнейшего анализа и использования в маркетинговых целях (кто, где был и что пропустил, какие отдельные мероприятия/зоны были наиболее интересны и т.д.)


Продолжительность работ

Подготовительный процесс по организации контроля доступа и учета посетителей занимает 1-2 дня и зависит, в первую очередь, от качества и степени подготовленности базы данных участников. В случае участия в мероприятии первых лиц государств и большого количества посетителей, подготовительный процесс занимает от недели и более из-за необходимости взаимодействия с центром аккредитации ФСО.

Длительность монтажа и настройки оборудования и системы электронной регистрации и терминалов сбора данных зависит от их количества и типа, а также особенностей работы на площадке мероприятия. На демонтаж обычно требуется несколько часов.

Работы проводятся исходя из требований организаторов, в режиме 24/7/365 практически на любой площадке России и мира в целом, в том числе в адекватно сжатые сроки


Гарантии качества

В компании разработано и используется лучшая на рынке система электронной регистрации посетителей, с широкими возможностями для масштабирования и настройки под нужды организаторов.

Компания обладает самым большим в России парком оборудования, что позволяет дополнительно брать на мероприятия резервное оборудование для обеспечения максимальной надежности предоставления услуги.

Работа оборудования и программного обеспечения неоднократно проверена на множестве мероприятий, а также постоянно проходит обслуживание на собственной ремонтной базе компании.

Опытные инженеры и техники компании досконально знают используемое оборудование, являясь профессионалами в своей области.

Менеджеры по проектам компании обладают уникальным опытом по организации контроля доступа и учета посетителей на десятках мероприятий.


Конфиденциальность

Компания А5000 Event Solutions не хранит, не передает и никаким образом не использует полученные от организаторов мероприятия данные об участниках и посетителях мероприятия. Вся подобная информация подлежит удалению с серверов компании в течение 24 часов после оказания услуги и подписания акта о выполненных работах, что закрепляется в договоре.

Все сотрудники компании подписывают соглашение о неразглашении информации о компании и ее заказчиках, полученной во время подготовки и проведения мероприятия.


Будем рады ответить на ваши вопросы и проконсультировать по подготовке мероприятия

Заказать услугу