Применение нашего программно-аппаратного комплекса для проведения регистрации посетителей вашего мероприятия позволить перенести его на принципиально новый уровень в имиджевом плане, повысить отдачу от мероприятия для участников, максимально эффективно использовать потраченные вами денежные средства.
Сравнительно небольшие средства, выделяемые вашей компанией на проведение регистрации мероприятия, позволят вам приобрести мощнейший маркетинговый инструмент, используя который вы сможете вернуть вложенные средства сторицей! К тому же на регистрации можно еще и заработать! Как? Предлагая спонсорам мероприятия размещение логотипа на ленточках, бланках беджей, размещение плакатов и информационных стоек в зоне регистрации, вложение рекламных материалов участников в пакет посетителя мероприятия.
Организация и проведение регистрации посетителей мероприятия делится на несколько этапов:
1) Предварительная веб-регистрация
Мы предлагаем вам услугу по проведению предварительной веб-регистрации посетителей вашего мероприятия на нашей серверной площадке - вам не нужен будет собственный веб-программист и сервер базы данных!
После согласования полей базы данных, необходимых для предварительной регистрации посетителя, вы получите:
- код для размещения на сайте вашего мероприятия;
- логин и пароль для входа на сайт администратора выставки, где вы сможете просмотреть информацию об имеющихся зарегистрированных посетителях, отредактировать или удалить записи, вручную добавить нового посетителя, сделать рассылку по зарегистрированным пользователям.
Предварительная регистрация посетителей через сайт позволит вам прогнозировать количество посетителей, лучше понимать их качественный состав, отслеживать реакцию на вашу маркетинговую активность, рассылать посетителям подробную информацию о расписании мероприятий, рекламу от участников вашего мероприятия.
Зарегистрированный посетитель мероприятия получит по электронной почте сообщение с уникальным номером, который позволит ему максимально быстро получить бедж в регистрационной зоне на самом мероприятии.
Чем больше посетителей выставки зарегистрируются заранее – тем меньше очередь на входе на ваше мероприятие!
2) Выдача беджей
Посетитель мероприятия, заранее зарегистрировавшийся через веб-сайт, может максимально быстро получить свой именной бэдж, содержащий всю информацию о нем, для дальнейшего использования организаторами и участниками мероприятия. Реализовать это можно двумя способами на ваш выбор, мы рекомендуем тот или иной способ в зависимости от количества посетителей вашего мероприятия.
- используя стойки самостоятельной регистрации
Подойдя к стойке самостоятельной регистрации и введя свой уникальный номер (который был ранее прислан ему по почте), посетитель сразу проходит к выдаче беджей, минуя очередь к стойке ручной регистрации. При необходимости возможна организация отдельной выдачи беджей для стоек самостоятельной регистрации.
- используя стойки ручной регистрации
Подойдя к стойке самостоятельной регистрации заранее зарегистрировавшийся посетитель должен предоставить оператору распечатку полученного электронного сообщения, назвать свой уникальный номер или ФИО. Таким образом посетитель экономит время на заполнение анкеты и ввод информации в базу данных оператором.
Посетитель мероприятия, не зарегистрировавшийся заранее через сайт, имеет возможность зарегистрироваться на выставку непосредственно в месте проведения. Для этого он должен либо заполнить анкету самостоятельно на стойке самостоятельной регистрации (особенно актуально для мероприятий ИТ-направленности и мероприятий, основную массу посетителей которых составляют молодые люди от 18 до 30 лет), либо заполнить бумажную анкету и передать ее оператору для ввода информации в базу.
3) Работа на мероприятии
Получив бедж, посетитель может пройти в залы мероприятия. Далее, зашифрованная в бедже полная информация о посетителе позволяет наиболее эффективно работать организатору и участникам мероприятия: можно отслеживать перемещение и активность посетителей, изучить наиболее популярные зоны мероприятия, отслеживать, сколько времени посетитель провел в каждой конкретной зоне. Для этого надо лишь определить контрольные точки и организовать считывание кодов в этих точках. Сделать это можно либо с помощью собственного персонала организатора, либо с помощью персонала, предоставляемого компанией А5000. Участники мероприятия могут при считывании получить полную информацию о посетителе их стенда, в нужный момент имея возможность сохранить весь список посетителей со всеми контактными данными в виде электронной таблице для дальнейшего использования.
4) Работа после мероприятия
Возможность работы с базой посетителей после мероприятия является на наш взгляд одной из наиболее важных причин для проведения регистрации посетителей. Получаемая по результатам мероприятия база данных посетителей сама по себе имеет определенную ценность как для организаторов, так и для участников мероприятия – рассылка приглашений на следующие мероприятия, мероприятия партнеров, рассылка рекламы участников и спонсоров мероприятия.
На гораздо важнее, что полученную информацию можно анализировать, подготавливать отчеты в необходимом вам срезе. Полученные данные являются незаменимым маркетинговым инструментом для анализа сильных и слабых сторон прошедшего мероприятия, планирования следующих мероприятий, подготовки внутренних и внешних отчетов о качественном и количественном составе посетителей мероприятия, построении необходимых вам графиков и диаграмм.
Например, вы можете отслеживать, сколько из зарегистрировавшихся заранее на сайте посетителей выставки пришло на мероприятие, какой процент всех посетителей мероприятия составляют топ-менеджеры и владельцы компаний, сколько времени в среднем проводит посетитель на определенной секции вашей конференции или на конкретном докладе, какой процент посетителей приходит на ваше мероприятие несколько дней подряд.
При необходимости мы готовы предложить вам дополнительную услугу по подготовке отчета о составе посетителей вашего мероприятия, для внутреннего использования или для предоставления участникам вашего мероприятия в качестве результата внешнего независимого аудита.