Электронная регистрация и аккредитация на мероприятиях

Согласитесь, от того, насколько легко, комфортно и быстро участник пройдет все необходимые процедуры по пути на мероприятие, зависит его первое и самое запоминающееся впечатление от участия в нем.

С целью обеспечения высокого уровня сервиса предоставляемой услуги в компании была разработана собственная система электронной регистрации посетителей A5000, обладающая широким функционалом и возможностями гибкой настройки и масштабирования. В совокупности с использованием профессионального оборудования и грамотным планированием всех процессов опытными менеджерами компании, продвинутое ПО системы позволяет решать практически любые задачи организатора и обеспечить оказание услуги на действительно европейском уровне.

Как хороший портной, мы настраиваем и модифицируем наши разработанные решения так, чтобы они максимально удовлетворяли ваши потребности организатора мероприятия:

• Рассылка информационных писем потенциальным участникам мероприятия;

• Разработка блока онлайн-регистрации участников и посетителей на сайте мероприятия, включающего в себя анкету и электронное приглашение участникам;

• Организация современного уровня контролируемого и быстрого доступа участников и посетителей на мероприятие без очередей и испорченного настроения;

• Организация приема платежей от участников мероприятия онлайн и на месте регистрации;

• Получение точной картины по посетителям и участникам мероприятия для анализа информации и последующей работы с зарегистрированными специалистами;

• Создание у участников и посетителей впечатления о высоком уровне подготовки и проведения мероприятия, с самых первых шагов обеспечив им единую деловую атмосферу и современный уровень сервиса участия.

Комплексная услуга по регистрации и аккредитации участников на мероприятие состоит из нескольких компонентов, которые вы можете выбрать по отдельности в зависимости от задач мероприятия:

Для начала сотрудничества рекомендуем вам заполнить бриф по предстоящему мероприятию. Безусловно, можно сразу набрать номер компании A5000 и оперативно проконсультироваться с менеджером-профессионалом по интересующим вопросам. Тем не менее, будьте готовы в любом случае ответить на большинство вопросов соответствующего раздела брифа. Без получения данных по ряду основных параметров подготавливаемого мероприятия все равно невозможно предложить грамотное и верное решение ваших задач. К тому же, заполнение брифа не только сэкономит вам время, но будет полезен и сам процесс – вы лишний раз сможете проверить, все ли учтено и продумано в подготовке вашего мероприятия.

Получив заполненный бриф, руководитель отдела проектов назначает вам персонального менеджера, который сделает предварительные расчеты и в течение 2 часов свяжется с вами. Дальнейшая консультация позволит уточнить все оставшиеся детали и подобрать наиболее оптимальный вариант проведения регистрации и аккредитации участников вашего мероприятия. При этом будут максимально учтены все ваши задачи и пожелания, а также особенности выбранной площадки мероприятия.

После консультации вы получите по почте подробную смету по услуге, а также счет и электронную версию договора, начинается подготовительная работа.

При необходимости менеджером компании будет дополнительно организована встреча с вами, а также выезд на площадку мероприятия для уточнения технических вопросов монтажа необходимого оборудования.

Подготовка и проведение мероприятия ведется менеджером по проектам компании при постоянном контакте и оперативном согласовании рабочих моментов с вами и вашими коллегами, а также технической поддержке инженеров и разработчиков ПО компании.

По окончании мероприятия в течение 48 часов вам будет предоставлен комплексный отчет, полная база данных по регистрации и аккредитации участников мероприятия, а также все закрывающие документы.

В зависимости от выбранных вами компонентов окажутся и полученные результаты. Однако, чтобы вы ни заказали, все будет выполнено в срок и на самом высоком уровне.

• Будет проведена рассылка по вашей базе персонализированных приглашений на участие в мероприятии со специализированных серверов компании A5000, что обеспечит близкую к 100% доставку писем адресатам, не загружая при этом сервера вашей компании. Отправка результатов рассылки и выявление адресатов, не получивших электронное приглашение, предоставит вам дополнительную возможность своевременно использовать для их приглашения другие способы связи

• Будет организована предварительная веб-регистрация участников на сайте мероприятия с выбранным вами функционалом, которая позволит вам прогнозировать количество посетителей, лучше понимать их качественный состав, отслеживать реакцию на вашу маркетинговую активность, рассылать посетителям подробную информацию о расписании мероприятий и рекламу от спонсоров вашего мероприятия

• При необходимости будет организовано эффективное взаимодействие со штабом ФСО по регистрации и аккредитации участников, следствием которого будет полное соблюдение режима на мероприятии при максимальном комфорте для участников и организаторов

• Будут своевременно налажены механизмы приема оплаты от участников мероприятия, что позволит им заранее выбрать наиболее удобный вариант оплаты:

  • участия в мероприятии или его отдельных частях;

  • оплаты талонов на питание в заведениях площадки мероприятия;

  • пользования различными дополнительными сервисами в рамках проводимого мероприятия.

• Будет аккуратно и вовремя проведен профессиональный монтаж и настройка необходимого оборудования, а также системы электронной регистрации А5000 под индивидуальные задачи организаторов

• Будет организован эффективный, быстрый, полностью контролируемый и управляемый вами доступ посетителей и участников на мероприятие

• На время проведения мероприятия организатор получит доступ к системе электронной регистрации, в том числе удаленно, с возможностью получения в режиме реального времени такой информации, как:

  • количество зарегистрированных участников и посетителей, всего и отдельно по категориям;

  • количество аккредитованных (получивших беджи) участников и посетителей, всего и отдельно по категориям;

  • количество и состав выданных участникам и посетителям материалов;

  • статус и точное время прихода отдельного участника на мероприятие, а также группы участников отдельно выбранной компании

• Система электронной регистрации A5000 предоставляет возможность в режиме реального времени редактировать данные зарегистрированных участников в случаях необходимости внесения оперативных изменений, таких как:

  • некорректно введенные имя участника или его компании;

  • необходимость изменения категории участника для получения нужного уровня доступа и правильной выдачи раздаточных материалов и оборудования;

  • оперативное изменение статуса оплаты участия для обеспечения доступа на мероприятие и получение оплаченного оборудования и других сервисов;

  • необходимые оперативные изменения других полей карточки участника по желанию организатора

• Широкие возможности и интуитивно понятный интерфейс системы электронной регистрации компании A5000 обеспечат комфортное прохождение участниками всех необходимых процедур, а также оперативную работу операторов регистрации, в том числе и прошедших краткое обучение сотрудников и волонтеров организатора

• Будет организована контролируемая и дифференцируемая выдача оборудования и раздаточных материалов участникам в зависимости от определенных организатором параметров, что обеспечит:

  • гарантию точного учета выдачи и попадание материалов строго в нужные руки;

  • невозможность повторной выдачи материалов в одни руки;

  • а также послужит весомым аргументом в случае споров с подрядчиками других дополнительных услуг (кейтеринга, аренды оборудования для голосования и синхроперевода и т.д.)

• Быстрое прохождение процедур регистрации и аккредитация участников на мероприятие без простаивания в гигантских очередях позволит организаторам с самого начала заявить о современном и высоком уровне подготовки и проведения

• Современные и грамотно выполненные процессы подготовки и проведения мероприятия, начиная от получения участником приглашения на мероприятие, прохождения процедур веб-регистрации и до момента процедуры аккредитации с уже ставшим обязательным ритуалом выдачи красивого и яркого беджа и пакета/портфеля участника, создадут уникальную объединяющую атмосферу и позитивный настрой всех участников с самого начала мероприятия

• По окончании мероприятия организатор получит комплексный отчет по регистрации и аккредитации участников по всем параметрам, информация по которым была доступна ему в режиме реального времени во время мероприятия

• Организатор также получит структурированную базу данных по регистрации и аккредитации участников, что позволит создать собственную уникальную базу интересующих его специалистов, организовать коммьюнити с общими интересами участников и вовлечением их в дальнейшую совместную работу

• Анализ данных из базы системы регистрации и аккредитации участников, логов рассылки приглашений, собранных анкет и данных по интерактивному участию в различных опросах и событиях на мероприятии послужит отличным источником маркетинговой информации, такой как:

  • насколько качественно была подобрана база для рассылки приглашений;

  • выявление специалистов, которые были приглашены, но не пришли;

  • выявление целевой аудитории, которая не попала в рассылку и пришла по другим каналам рекламы мероприятия (совет друзей, реклама онлайн и оффлайн и т.д.);

  • составления качественного и количественного портрета участников;

  • динамика посещения мероприятия и выявление «часов пик»

Обратите внимание

Продолжительность работ по монтажу и демонтажу оборудования, а также настройке ПО, напрямую связаны с количеством рабочих мест операторов регистрации, технических нюансов площадки, а также содействия представителей организатора и событийной площадки, на которой планируется проведение мероприятия.

Работы проводятся по утвержденному графику и исходя из требований организаторов, в режиме 24/7/365 практически на любой площадке России и мира в целом, в том числе в адекватно сжатые сроки.

Компания обладает самым большим в России парком оборудования, что позволяет дополнительно брать на мероприятия резервное оборудование для обеспечения максимальной надежности предоставления услуги.

Серверы регистрации во время мероприятия работают в режиме отказоустойчивого кластера, что гарантирует бесперебойную работу и надежность хранения данных в случае перебоя в работе одного из них.

Работа оборудования и программного обеспечения неоднократно проверена на множестве мероприятий, а также постоянно проходит плановое обслуживание на собственной ремонтной базе компании.

Опытные инженеры и техники компании досконально знают используемое оборудование и систему электронной регистрации A5000, являясь настоящими профессионалами в своей области.

Компания A5000 не хранит, не передает и никаким образом не использует полученные от организаторов мероприятия данные об участниках и посетителях мероприятия. Вся подобная информация подлежит удалению с серверов компании в течение 24 часов после оказания услуги и подписания акта о выполненных работах, что закрепляется в договоре.

Все сотрудники компании подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, полученной во время подготовки и проведения мероприятия.

Будем рады ответить на ваши вопросы и проконсультировать по подготовке мероприятия