Успешно
выполненных
проектов

Электронная регистрация и аккредитация на мероприятиях

Театр начинается с вешалки, а мероприятие – с регистрации
Кому предназначена услуга

Услуга предназначена организаторам и подрядчикам по проведению крупных мероприятий - деловых, выставочных, спортивных, культурно-развлекательных и других.

Не секрет, что впечатление посетителя о мероприятии складывается из многих факторов, среди которых транспортная доступность, качество навигации, оформление площадки. Правильно организованные процессы регистрации и аккредитации участников являются одним из ключевых моментов для создания положительного имиджа мероприятия.

Подготовка и проведение регистрации и аккредитации участников мероприятия состоит из множества деталей и сопряжено с решением непрофильных для организатора задач. Хотя, на первый взгляд может и показаться, что ничего сложного и ресурсоемкого в них нет, и все можно легко сделать силами собственного персонала организатора. Но вот насколько эффективно будет подобное решение?

Да, можно провести регистрацию участников и посетителей на мероприятие, собирая ответы на приглашения в участии в почте десятков сотрудников…

Конечно, можно организовать аккредитацию участников по спискам, распечатанным из Excel, каждый раз разыскивая сначала фамилию пришедшего участника в длинном файле, а затем и распечатанный заранее на принтере простейший бедж из обычной офисной бумаги…

Безусловно, можно также вести учет выдачи участникам материалов и оборудования все в том же самом файле…

Наверное, все это еще хоть как-то можно сделать самим и вручную, когда участников мероприятия 100-150 человек. А если 500? Или 5000, и большинство из них придут к вам на мероприятие единовременно в течение получаса-часа?

Постарайтесь ответить себе максимально объективно:

Есть ли у вас необходимый опыт, чтобы при подготовке учесть множество деталей и нюансов, а также максимально оптимально обеспечить взаимосвязь всех процессов регистрации и аккредитации на своих мероприятиях?

Есть ли у вас для этого все необходимые ресурсы, включая нужное оборудование и программное обеспечение, а также свободный и четко понимающий что делать персонал?

И, главное, насколько уровень проведения вашего мероприятия в итоге будет соответствовать ожиданиям ваших участников и гостей?

Неважно, насколько крупное мероприятие вы организуете - мы понимаем, что каждый старается сделать свое мероприятие максимально качественно и получить от него как можно большую отдачу, в чем бы она не выражалась. Но мы как никто другой знаем, сколько существует подводных камней и мелких, но важных деталей, будучи неучтенными, могут существенно подпортить впечатление от вашего мероприятия.

Обратитесь в компанию A5000 Event Solutions, и мы поможем вам принять больше посетителей, одновременно сделав это оптимальнее, узнать их лучше, организовать общение с ними и между ними более удобное и эффективное, существенно повысить в целом уровень комфорта участия в мероприятии за счет обеспечения высокого уровня сервиса и отлаженной работы на всех этапах и процессах.

Получить консультацию



Комплекс решений для организаторов

Согласитесь, от того, насколько легко, комфортно и быстро участник пройдет все необходимые процедуры по пути на мероприятие, зависит его первое и самое запоминающееся впечатление от участия в нем.

С целью обеспечения высокого уровня сервиса предоставляемой услуги в компании была разработана собственная система электронной регистрации посетителей A5000, обладающая широким функционалом и возможностями гибкой настройки и масштабирования. В совокупности с использованием профессионального оборудования и грамотным планированием всех процессов опытными менеджерами компании, продвинутое ПО системы позволяет решать практически любые задачи организатора и обеспечить оказание услуги на действительно европейском уровне.

Как хороший портной, мы настраиваем и модифицируем наши разработанные решения так, чтобы они максимально удовлетворяли ваши потребности организатора мероприятия:

  • Рассылка информационных писем потенциальным участникам мероприятия;

  • Разработка блока онлайн-регистрации участников и посетителей на сайте мероприятия, включающего в себя анкету и электронное приглашение участникам;

  • Организация современного уровня контролируемого и быстрого доступа участников и посетителей на мероприятие без очередей и испорченного настроения;

  • Организация приема платежей от участников мероприятия онлайн и на месте регистрации;

  • Получение точной картины по посетителям и участникам мероприятия для анализа информации и последующей работы с зарегистрированными специалистами;

  • Создание у участников и посетителей впечатления о высоком уровне подготовки и проведения мероприятия, с самых первых шагов обеспечив им единую деловую атмосферу и современный уровень сервиса участия.

Для организаторов выставок компания дополнительно предлагает услугу по аренде комплексов A5000 Exhibitor, которые позволяют экспонентам в режиме реального времени получать контактную информацию и данные заполненных анкет посетителей их стендов. Для этого на бедже печатается QR-код с закодированными данными и ответами анкеты посетителя, а экспонент на стенде считывает информацию посредством арендованного комплекса. Таким образом, организатор выставки получает дополнительный источник заработка без всяких затрат, а экспоненты - важную информацию мгновенно, без длительного ожидания в течение недель.

Компоненты и этапы работ

Комплексная услуга по регистрации и аккредитации участников на мероприятие состоит из нескольких компонентов, которые вы можете выбрать по-отдельности в зависимости от задач мероприятия:

Рассылка информационных писем с последующей упрощенной регистрацией на сайте мероприятия
Организация предварительной веб-регистрации, в том числе групповой, на сайте организатора с возможностями:
  • проведения анкетирования участника;

  • фотографирования участника онлайн или загрузки фото с электронных носителей;

  • отправки участнику электронного билета на мероприятие с уникальным QR- или штрих-кодом для быстрого автоматизированного считывания сканерами в момент аккредитации, или прямого прохода через точки контроля доступа на само мероприятие, если аккредитация и сопутствующая выдача беджей не требуется

Организация приема платежей от участников мероприятия:
  • онлайн-платежей;

  • платежей посредством банковских переводов;

  • платежей на площадке мероприятия, в том числе наличными и посредством эквайринга (платежными картами)

Монтаж, настройка и техническое сопровождение работы стоек регистрации и аккредитации участников
Обучение сотрудников и волонтеров организатора работе с системой электронной регистрации A5000
Компания также предоставляет временный персонал для обеспечения процессов регистрации и аккредитации участников, а также других процессов подготовки и проведения мероприятия. Подробнее с услугой можно ознакомиться на соответствующей странице "Предоставление временного персонала".
Организация процессов регистрации посетителей:
  • на площадке проведения мероприятия;

  • на удаленных точках регистрации (гостиницы, аэропорты, офисы организаторов)

Организация процессов аккредитации, с выдачей участникам и посетителям персонифицированных беджей (браслетов) со следующими возможными полями:
  • имя участника;

  • наименование компании участника;

  • должность участника;

  • категория участника;

  • фотография участника;

  • QR-код для прохождения контроля доступа на мероприятие и выдачи персонализированных материалов и/или оборудования в аренду;

  • QR-код для интерактивного участия в различных опросах и других событиях в рамках проводимого мероприятия (голосования, конкурсы и т.д.);

  • QR-код с ответами анкеты участника для мгновенного обмена с другими участниками и посетителями;

  • QR-код с личной контактной информацией участника (v-card);

  • а также другие индивидуальные варианты использования по желанию организатора

Исходя из ваших задач в рамках мероприятия, выдаваемый бедж может быть пластиковым или бумажным, с брендированной лентой или клипсой, может оснащаться RFID-метками и защитной голограммой. Подробнее об изготовлении и использовании беджей можно ознакомиться на страницах услуг «Изготовление беджей и брендированных лент», а также «Контроль доступа и учет посетителей».

Организация процессов персонализированной выдачи раздаточных материалов и оборудования участникам в зависимости от:
  • категории участника мероприятия;

  • нахождения/отсутствия в определенном списке от организаторов мероприятия;

  • статуса оплаты участия и/или аренды оборудования

Предоставление организатору отчета и полной базы данных системы электронной регистрации A5000 по прошедшему мероприятию для дальнейшей обработки и маркетингового анализа

Для начала сотрудничества рекомендуем вам заполнить бриф по предстоящему мероприятию. Безусловно, можно сразу набрать номер компании A5000 Event Solutions и оперативно проконсультироваться с менеджером-профессионалом по интересующим вопросам. Тем не менее, будьте готовы в любом случае ответить на большинство вопросов соответствующего раздела брифа. Без получения данных по ряду основных параметров подготавливаемого мероприятия, все равно невозможно предложить грамотное и верное решение ваших задач. К тому же, заполнение брифа не только сэкономит вам время, ведь будет полезен и сам процесс – вы лишний раз сможете проверить, все ли учтено и продумано в подготовке вашего мероприятия.

Остались вопросы? Задайте их нашему менеджеру

Получив заполненный бриф, руководитель отдела проектов назначает вам персонального менеджера, который сделает предварительные расчеты и в течение 2 часов свяжется с вами. Дальнейшая консультация позволит уточнить все оставшиеся детали и подобрать наиболее оптимальный вариант проведения регистрации и аккредитации участников вашего мероприятия. При этом будут максимально учтены все ваши задачи и пожелания, а также особенности выбранной площадки мероприятия.

После консультации вы получите по почте подробную смету по услуге, а также счет и электронную версию договора, начинается подготовительная работа.

При необходимости, менеджером компании будет дополнительно организована встреча с вами, а также выезд на площадку мероприятия для уточнения технических вопросов монтажа необходимого оборудования.

Подготовка и проведение мероприятия ведется менеджером по проектам компании при постоянном контакте и оперативном согласовании рабочих моментов с вами и вашими коллегами, а также технической поддержке инженеров и разработчиков ПО компании.

По окончании мероприятия в течение 48 часов вам будет предоставлен комплексный отчет, полная база данных по регистрации и аккредитации участников мероприятия, а также все закрывающие документы.

В результате

В зависимости от выбранных вами компонентов окажутся и полученные результаты. Однако, чтобы вы не заказали, все будет выполнено в срок и на самом высоком уровне.

  • Будет проведена рассылка по вашей базе персонализированных приглашений на участие в мероприятии со специализированных серверов компании A5000 Event Solutions, что обеспечит близкую к 100% доставку писем адресатам, не загружая при этом сервера вашей компании. Отправка результатов рассылки и выявление адресатов, не получивших электронное приглашение, предоставит вам дополнительную возможность своевременно использовать для их приглашения другие способы связи

  • Будет организована предварительная веб-регистрация участников на сайте мероприятия с выбранным вами функционалом, которая позволит вам прогнозировать количество посетителей, лучше понимать их качественный состав, отслеживать реакцию на вашу маркетинговую активность, рассылать посетителям подробную информацию о расписании мероприятий и рекламу от спонсоров вашего мероприятия

  • При необходимости, будет организовано эффективное взаимодействие со штабом ФСО по регистрации и аккредитации участников, следствием которого будет полное соблюдение режима на мероприятии при максимальном комфорте для участников и организаторов

  • Будут своевременно налажены механизмы приема оплаты от участников мероприятия, что позволит им заранее выбрать наиболее удобный вариант оплаты:

    • участия в мероприятии или его отдельных частях;

    • оплаты талонов на питание в заведениях площадки мероприятия;

    • пользования различными дополнительными сервисами в рамках проводимого мероприятия.

  • Будет аккуратно и вовремя проведен профессиональный монтаж и настройка необходимого оборудования, а также системы электронной регистрации А5000 под индивидуальные задачи организаторов

  • Будет организован эффективный, быстрый, полностью контролируемый и управляемый вами доступ посетителей и участников на мероприятие

  • На время проведения мероприятия организатор получит доступ к системе электронной регистрации, в том числе удаленно, с возможностью получения в режиме реального времени такой информации, как:

    • количество зарегистрированных участников и посетителей, всего и отдельно по категориям;

    • количество аккредитованных (получивших беджи) участников и посетителей, всего и отдельно по категориям;

    • количество и состав выданных участникам и посетителям материалов;

    • статус и точное время прихода отдельного участника на мероприятие, а также группы участников отдельно выбранной компании

  • Система электронной регистрации A5000 предоставляет возможность в режиме реального времени редактировать данные зарегистрированных участников в случаях необходимости внесения оперативных изменений, таких как:

    • некорректно введенные имя участника или его компании;

    • необходимость изменения категории участника для получения нужного уровня доступа и правильной выдачи раздаточных материалов и оборудования;

    • оперативное изменение статуса оплаты участия для обеспечения доступа на мероприятие и получение оплаченного оборудования и других сервисов;

    • необходимые оперативные изменения других полей карточки участника по желанию организатора

  • Широкие возможности и интуитивно понятный интерфейс системы электронной регистрации компании A5000 Event Solutions обеспечат комфортное прохождение участниками всех необходимых процедур, а также оперативную работу операторов регистрации, в том числе и прошедших краткое обучение сотрудников и волонтеров организатора

  • Будет организована контролируемая и дифференцируемая выдача оборудования и раздаточных материалов участникам в зависимости от определенных организатором параметров, что обеспечит:

    • гарантию точного учета выдачи и попадание материалов строго в нужные руки;

    • невозможность повторной выдачи материалов в одни руки;

    • а также послужит весомым аргументом в случае споров с подрядчиками других дополнительных услуг (кейтеринга, аренды оборудования для голосования и синхроперевода и т.д.)

  • Быстрое прохождение процедур регистрации и аккредитация участников на мероприятие без простаивания в гигантских очередях позволит организаторам с самого начала заявить о современном и высоком уровне подготовки и проведения

  • Современные и грамотно выполненные процессы подготовки и проведения мероприятия, начиная от получения участником приглашения на мероприятие, прохождения процедур веб-регистрации и до момента процедуры аккредитации с уже ставшим обязательным ритуалом выдачи красивого и яркого беджа и пакета/портфеля участника, создадут уникальную объединяющую атмосферу и позитивный настрой всех участников с самого начала мероприятия

  • По окончании мероприятия организатор получит комплексный отчет по регистрации и аккредитации участников по всем параметрам, информация по которым была доступна ему в режиме реального времени во время мероприятия

  • Организатор также получит структурированную базу данных по регистрации и аккредитации участников, что позволит создать собственную уникальную базу интересующих его специалистов, организовать коммьюнити с общими интересами участников и вовлечением их в дальнейшую совместную работу

  • Анализ данных из базы системы регистрации и аккредитации участников, логов рассылки приглашений, собранных анкет и данных по интерактивному участию в различных опросах и событиях на мероприятии послужит отличным источником маркетинговой информации, такой как:

    • насколько качественно была подобрана база для рассылки приглашений;

    • выявление специалистов, которые были приглашены, но не пришли;

    • выявление целевой аудитории, которая не попала в рассылку и пришла по другим каналам рекламы мероприятия (совет друзей, реклама онлайн и оффлайн и т.д.);

    • составления качественного и количественного портрета участников;

    • динамика посещения мероприятия и выявление «часов пик»

На протяжении всего мероприятия непосредственно на площадке будет организована постоянная техническая поддержка инженерами и техниками компании всех процессов регистрации и аккредитации, а также общий контроль качества оказания услуг менеджером по проектам компании A5000 Event Solutions.

Обратите внимание

Организация точек удаленной регистрации и аккредитации участников мероприятия, включая выдачу беджей и раздаточных материалов, обеспечит минимизацию очередей в пиковые часы на стойках регистрации непосредственно в месте проведения мероприятия

Организация предварительной веб-регистрации с последующей отправкой участнику электронного билета с использованием QR- или штрих-кода повышает скорость аккредитации. Даже если он забыл распечатку билета дома, сканирование кода может быть проведено и с экрана его мобильного телефона

Выделение отдельных стоек регистрации на обслуживание только одной конкретной категории, например спикеров или прессы, позволяет гарантировать повышенную внимательность и максимально оперативный проход наиболее важных участников мероприятия

Использование стоек самостоятельной регистрации обеспечивает существенно более высокий уровень качества получаемых от участников данных, которые тут же попадают в систему, в отличие от регистрации с помощью бумажной анкеты и ее последующего перевода в электронный вид после окончания мероприятия. Кроме того, заполнение анкет в электронном виде намного удобнее для участников. При этом пропускная способность и скорость прохода участников на ваше мероприятие значительно ускоряется. Помимо этого, стойки самостоятельной регистрации также еще и уменьшают стоимость всего процесса регистрации - ведь аренда ноутбука стоит ощутимо дешевле найма временного персонала

Продуманная организация входной группы и зон регистрации и аккредитации участников на площадке мероприятия, в совокупности с использованием высокопроизводительного профессионального оборудования и продвинутого ПО системы электронной регистрации A5000, обеспечат высокую скорость прохождения потоков посетителей на мероприятие даже в часы пик

Печать персонифицированных беджей непосредственно в момент аккредитации участников в разы повышает скорость всего процесса, в отличие от предпечати и дальнейшей выдачи беджей по огромным спискам. Это также повышает возможности организатора по оперативному (позднему) приглашению посетителей, которые смогли зарегистрироваться на мероприятие в последний момент работы онлайн-регистрации, либо уже непосредственно на площадке мероприятия. Кроме того, организатор получает дополнительную возможность отслеживать статистику по только что зарегистрировавшимся и пришедшим на мероприятие участникам в режиме реального времени

Организация дополнительных точек сбора данных о перемещении участников по отдельным залам/зонам позволяет организаторам существенно увеличить объем получаемой информации и возможности для маркетингового анализа данных о проведенном мероприятии и его участниках. Более подробную информацию можно получить в соответствующем разделе "Контроль доступа и учет посетителей


Оставить заявку



Продолжительность работ

Продолжительность работ по монтажу и демонтажу оборудования, а также настройке ПО, напрямую связаны с количеством рабочих мест операторов регистрации, технических нюансов площадки, а также содействия представителей организатора и событийной площадки, на которой планируется проведение мероприятия.

Работы проводятся по утвержденному графику и исходя из требований организаторов, в режиме 24/7/365 практически на любой площадке России и мира в целом, в том числе в адекватно сжатые сроки.


Гарантии качества

Компания обладает самым большим в России парком оборудования, что позволяет дополнительно брать на мероприятия резервное оборудование для обеспечения максимальной надежности предоставления услуги.

Серверы регистрации во время мероприятия работают в режиме отказоустойчивого кластера, что гарантирует бесперебойную работу и надежность хранения данных в случае перебоя в работе одного из них.

Работа оборудования и программного обеспечения неоднократно проверена на множестве мероприятий, а также постоянно проходит плановое обслуживание на собственной ремонтной базе компании.

Опытные инженеры и техники компании досконально знают используемое оборудование и систему электронной регистрации A5000, являясь настоящими профессионалами в своей области.


Конфиденциальность

Компания A5000 Event Solutions не хранит, не передает и никаким образом не использует полученные от организаторов мероприятия данные об участниках и посетителях мероприятия. Вся подобная информация подлежит удалению с серверов компании в течение 24 часов после оказания услуги и подписания акта о выполненных работах, что закрепляется в договоре.

Все сотрудники компании подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, полученной во время подготовки и проведения мероприятия.


Будем рады ответить на ваши вопросы и проконсультировать по подготовке мероприятия

Заказать услугу